Ngày 30/10/2026, Sở Nội vụ thành phố Đồng Nai tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử dành cho công chức, viên chức các sở, ban, ngành và đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố. Tham dự lớp tập huấn có đồng chí Hà Thanh Tùng, Phó Giám đốc Sở Nội vụ và đồng chí Hi Hoàng Khánh Linh, Trưởng phòng Cải cách hành chính và Văn thư, Lưu trữ.
Lớp tập huấn nhằm trang bị kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ, hướng dẫn quy trình và thao tác thực tế trên hệ thống; đồng thời tạo điều kiện để công chức, viên chức trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện tại cơ quan, đơn vị. Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ, từng bước chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ trên môi trường điện tử, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa và khai thác hiệu quả tài liệu điện tử. Đây cũng là hoạt động thiết thực cụ thể hóa các nhiệm vụ chuyển đổi số theo Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị, góp phần đổi mới phương thức làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp.
Đồng chí Hà Thanh Tùng, Phó Giám đốc Sở Nội vụ phát biểu khai mạc
Đồng chí Hi Hoàng Khánh Linh, Trưởng phòng Cải cách hành chính và Văn thư, Lưu trữ triển khai các nội dung liên quan
Trang bị kiến thức, kỹ năng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử
Lớp tập huấn được tổ chức thành 02 buổi, gồm lớp 1A vào buổi sáng và lớp 1B vào buổi chiều, với sự tham gia của công chức, viên chức đến từ 22 cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố. Thành phần tham dự gồm lãnh đạo văn phòng, công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin và công chức chuyên môn tại các sở, ban, ngành; cùng viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại một số đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố.
Tại lớp tập huấn, học viên được hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ điện tử, từ việc cập nhật danh mục hồ sơ trên hệ thống, đăng ký bổ sung danh mục đối với hồ sơ phát sinh đến thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ và thực hiện kết thúc hồ sơ. Bên cạnh đó, các nội dung về trình tự, thủ tục, thời hạn nộp lưu hồ sơ điện tử và trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình lập, giao nộp hồ sơ cũng được phổ biến, hướng dẫn cụ thể.
Đáng chú ý, quy trình lập và nộp lưu hồ sơ điện tử được hướng dẫn theo 04 bước cơ bản, gồm: mở và tạo lập hồ sơ ngay từ khi bắt đầu giải quyết công việc; thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình xử lý; rà soát, hoàn thiện và kết thúc hồ sơ; thực hiện giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống. Quy trình này giúp bảo đảm tài liệu được tập hợp đầy đủ, có hệ thống, hạn chế tình trạng văn bản, tài liệu bị phân tán hoặc không được lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc.
Cùng với nội dung nghiệp vụ, học viên được hướng dẫn kỹ thuật và trực tiếp thực hành trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử, trong đó có thao tác liên kết văn bản đi, văn bản đến từ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Dnis vào hồ sơ lưu trữ điện tử. Qua đó, giúp học viên nắm rõ quy trình, cách thức thực hiện và có thể vận dụng vào quá trình giải quyết công việc tại cơ quan, đơn vị..
Gắn tập huấn với thực hành, trao đổi và tháo gỡ khó khăn, vướng mắc
Bên cạnh việc hướng dẫn quy trình nghiệp vụ, lớp tập huấn còn tập trung làm rõ trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị và cá nhân trong quá trình quản lý hồ sơ điện tử. Theo đó, người đứng đầu cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện, ban hành và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; lãnh đạo văn phòng hoặc bộ phận hành chính có trách nhiệm tham mưu, tổ chức triển khai, kiểm tra và đôn đốc việc lập, nộp lưu hồ sơ. Công chức, viên chức trực tiếp giải quyết công việc có trách nhiệm chủ động mở hồ sơ, thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu, kiểm tra tính hoàn chỉnh trước khi kết thúc và nộp lưu; bộ phận văn thư, lưu trữ thực hiện kiểm tra, tiếp nhận, quản lý và bảo quản hồ sơ theo quy định.
Điểm thiết thực của lớp tập huấn là kết hợp giữa hướng dẫn nghiệp vụ với thực hành trực tiếp trên phần mềm, tạo điều kiện để học viên tiếp cận quy trình thực hiện, trao đổi kinh nghiệm và phản ánh những khó khăn, vướng mắc phát sinh từ thực tiễn công tác. Các nội dung được quan tâm trao đổi tập trung vào việc cập nhật danh mục hồ sơ, thu thập và bổ sung văn bản, tài liệu vào hồ sơ, thực hiện kết thúc hồ sơ, nộp lưu hồ sơ cũng như các thao tác kỹ thuật trong quá trình sử dụng hệ thống.
Tại phần trao đổi, học viên được báo cáo viên và bộ phận hỗ trợ kỹ thuật hướng dẫn, giải đáp những tình huống còn lúng túng trong quá trình triển khai tại đơn vị, làm rõ cách thức thực hiện đối với từng nội dung nghiệp vụ và kỹ thuật. Trong đó, Sở Nội vụ phụ trách hướng dẫn các nội dung chuyên môn, nghiệp vụ về lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ điện tử; Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với VNPT Đồng Nai hướng dẫn kỹ thuật, thao tác trên hệ thống và hỗ trợ các vấn đề liên quan đến phần mềm.
Qua lớp tập huấn, công chức, viên chức được củng cố kiến thức, nâng cao kỹ năng lập hồ sơ, kết thúc hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử; đồng thời nhận thức rõ hơn trách nhiệm của cá nhân và cơ quan, đơn vị trong từng khâu của quy trình. Đây là cơ sở quan trọng để bảo đảm hồ sơ công việc được lập đầy đủ, khoa học, đúng quy định, thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác và sử dụng; từng bước chuyển đổi phương thức quản lý hồ sơ sang môi trường điện tử, đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan nhà nước.