Trong quá trình xây dựng nền hành chính hiện đại, việc cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên cơ sở khai thác, sử dụng dữ liệu đang trở thành một trong những nhiệm vụ trọng tâm, mang tính đột phá. Đây không chỉ là yêu cầu tất yếu của chuyển đổi số quốc gia, mà còn là thước đo quan trọng phản ánh mức độ phục vụ của cơ quan nhà nước đối với người dân và doanh nghiệp.
Thực hiện chủ trương của Chính phủ, đặc biệt là Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu và Nghị định số 18/2026/NĐ-CP ngày 14/01/2026 sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan đến thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp, thời gian qua, Bộ Tư pháp đã ban hành nhiều quyết định công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung theo hướng giảm tối đa hồ sơ giấy, tăng cường khai thác dữ liệu số, tạo hành lang pháp lý quan trọng để các địa phương triển khai thống nhất, hiệu quả.
Một trong những điểm cốt lõi của các chính sách mới là thay đổi phương thức quản lý hành chính: từ dựa vào hồ sơ giấy sang dựa vào dữ liệu số. Theo đó, cơ quan nhà nước không còn yêu cầu người dân cung cấp giấy tờ mà chủ động khai thác thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu. Quy định đã xác lập rõ nguyên tắc: không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp hoặc xuất trình bản chính, bản sao giấy tờ trong trường hợp thông tin đã được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu do cơ quan có thẩm quyền công bố. Đây là bước tiến quan trọng, góp phần loại bỏ những thủ tục trung gian không cần thiết, giảm gánh nặng cho người dân, doanh nghiệp.
Trong thực tiễn, điều này đồng nghĩa với việc người dân khi thực hiện thủ tục hành chính không còn phải “mang theo cả tập hồ sơ" như trước. Chỉ với những thông tin cơ bản, phần lớn dữ liệu còn lại sẽ được cơ quan nhà nước chủ động tra cứu, xác minh trên hệ thống.
Song hành với việc giảm yêu cầu đối với người dân, các quy định cũng đặt ra trách nhiệm rõ ràng đối với cơ quan nhà nước. Theo đó, người thực hiện giải quyết thủ tục hành chính phải chủ động khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ giấy. Công chức phải thay đổi thói quen kiểm tra giấy tờ sang xác minh dữ liệu. Trong trường hợp không thể khai thác được dữ liệu hoặc dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác, cơ quan có thẩm quyền mới được yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ theo quy định; đồng thời hướng dẫn cập nhật, điều chỉnh thông tin trên hệ thống dữ liệu. Cách làm này vừa bảo đảm tính linh hoạt trong xử lý công việc, vừa góp phần hoàn thiện chất lượng dữ liệu một cách bền vững.
Từ khi Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 và Nghị định số 18/2026/NĐ-CP ngày 14/01/2026 của Chính phủ có hiệu lực, tỉnh Đồng Nai đã chủ động triển khai các quy định về khai thác, sử dụng dữ liệu trong giải quyết thủ tục hành chính đã được quan tâm thực hiện và bước đầu đạt nhiều kết quả đáng ghi nhận.
Trong 3 tháng đầu năm 2026 , Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai đã tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh công bố các Quyết định như: Quyết định số 35/QĐ-UBND ngày 07/01/2026, Quyết định số 53/QĐ-UBND ngày 09/01/2026, Quyết định số 393/QĐ-UBND ngày 29/01/2026, Quyết định số 435/QĐ-UBND ngày 30/01/2026, Quyết định số 599/QĐ-UBND ngày 10/2/2026, Quyết định số 634/QĐ-UBND ngày 11/02/2026, Quyết định số 1014/QĐ-UBND ngày 25/3/2026,…nhằm chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường sử dụng dữ liệu trong giải quyết thủ tục hành chính, nhất là trong các lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi, trợ giúp pháp lý. Việc kết nối, khai thác dữ liệu từ các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia từng bước được triển khai, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, xác minh thông tin.
Tại nhiều trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã, khi giải quyết thủ tục liên quan đến hộ tịch, chứng thực, cán bộ tiếp nhận hồ sơ đã chủ động tra cứu thông tin trên hệ thống dữ liệu dân cư, thay vì yêu cầu người dân nộp bản sao giấy tờ như trước. Nhờ đó, thời gian xử lý hồ sơ được rút ngắn, số lần đi lại của người dân giảm đáng kể. Đặc biệt, trong bối cảnh tỉnh đang đẩy mạnh chuyển đổi số và triển khai mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, việc khai thác dữ liệu đã góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng phục vụ người dân, hướng tới nền hành chính công khai, minh bạch, hiện đại.